Skuteczne rozwiązywanie problemów w grupie

Wstęp

Istnieje kilka różnych procedur, które umożliwiają grupie skuteczne rozwiązywanie problemów. P-MOPS jest najlepszą z nich (naszym zdaniem), ponieważ łatwo go zmodyfikować i skupia uwagę członków grupy na najważniejszych zadaniach. Przy zastosowaniu P-MOPS można mieć pewność, że grupa dokona dogłębnej analizy problemu przed przystąpieniem do jego rozwiązywania, a także wykorzysta krytyczne myślenie podczas rozważania pozytywnych i negatywnych skutków każdego z zaproponowanych rozwiązań.

Pięcioma podstawowymi etapami tej ogólnej procedury rozwiązywania problemów są: (1) opis i analiza problemu, (2) generowanie i omówienie możliwych rozwiązań, (3) ocena wszystkich zaproponowanych rozwiązań, (4) wybór najlepszego rozwiązania, (5) wprowadzenie wybranego rozwiązania w życie.

1. Opis i analiza problemu

Podczas pierwszego etapu rozwiązywania problemu grupa musi skupić się na jego dogłębnym i całkowitym zrozumieniu. Członkowie powinni zastanowić się nad trzema podstawowymi elementami sytuacji problemowej: z czego jesteśmy niezadowoleni, co chcielibyśmy osiągnąć i jakie przeszkody stoją na naszej drodze. Ta faza procesu rozwiązywania problemu może ograniczyć się do podzielenia się przez członków grupy posiadaną przez nich wiedzą.

Łatwiej jednak powiedzieć niż wykonać. Członkom grupy łatwiej przychodzi przedstawianie informacji, które i tak są już wszystkim znane. Zdaje się, że wspólna wiedza jest bardziej wiarygodna i stwarza podstawę porozumienia (Bonito, 2001). Dlatego też członkowie grupy zachowują często rzadkie informacje dla siebie, co jednak zupełnie mija się z celem. Problem zostanie rozwiązany najskuteczniej, jeśli przedstawione zostaną wszystkie informacje (Mayer, Sonoda & Gudykunst, 1997). Członkowie muszą przezwyciężyć naturalny opór przed ujawnianiem pewnych rodzajów informacji i być gotowi udostępnić je całej grupie. W żadnym wypadku nie należy sztucznie przyspieszać fazy opisu i analizy problemu — jest to warunek konieczny do skutecznego rozwiązywania problemów.

Poniżej znajduje się kilka zasad dotyczących procesu myślenia i przeprowadzania dyskusji w pierwszej fazie rozwiązywania problemu:

a. Upewnij się, że właściwie rozumiesz zadanie. Zadania są to zalecenia, łącznie z dotyczącymi ich obowiązkami i ograniczeniami, wydane przez zbiorowego lub pojedynczego założyciela grupy. Musisz upewnić się, że rozumiesz zalecenia zgodnie z intencjami ich autora. Jeśli jest to możliwe, poproś o nie na piśmie. W razie jakichkolwiek wątpliwości należy poprosić osobę wydającą zalecenia w wyjaśnienie. Musisz np. wiedzieć jaką formę ma mieć ostateczny produkt, który grupa ma opracować; czy mają to być rekomendacje, raport badawczy, projekt zawierający szkice perspektywiczne czy jakikolwiek inny konkretny obiekt. Musisz wiedzieć co cię ogranicza, jakie informacje z archiwów firmy mogą zostać ci udostępnione, jakie ograniczenia finansowe i prawne cię obowiązują itd. Musisz wiedzieć na kiedy twoja grupa ma ukończyć zadanie; terminy są na ogół istotnym aspektem. Dlatego też upewnij się, że wszyscy członkowie mają jasność co do postawionego przed nimi zadania, oraz że jest ono tak samo rozumiane przez członków małej grupy, jak i organizację macierzystą.

b. Przedstaw problem jako pojedyncze, jasne pytanie. Pytanie, które sugeruje odpowiedź, zmniejsza obiektywność i skuteczność grupy. „W jaki sposób przekonać administrację, żeby utworzyła nowy parking?” jest pytaniem narzucającym odpowiedź, ponieważ zawiera sugestię, że rozwiązaniem problemu jest stworzenie nowego parkingu. Pytanie problemowe o treści „Jak poprawić sytuację parkingową na naszej uczelni?” jest bardziej stosowne.

c. Skup się na problemie zanim zorganizujesz dyskusję dotyczącą jego rozwiązania. Jedną z przyczyn opracowywania nienajlepszych rozwiązań jest skupienie się na nich, zanim dokładnie zbada się, opisze i przeanalizuje problem. Jeśli członek grupy zbyt wcześnie zaproponuje rozwiązanie, lider lub inny członek grupy powinien zaproponować, aby grupa wstrzymała się z decyzją co robić, zanim nie skończy analizować problemu.

d. Dokonaj dokładnego opisu problemu. Upewnij się, że masz odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące tego co się dzieje, co chcesz osiągnąć i jakie przeszkody stoją na twojej drodze. Podejdź do tej kwestii w sposób, w jaki zrobiłby to dociekliwy reporter lub detektyw. Dobrym sposobem na dokładny opis problemu jest wyobrażenie go sobie jako niezapełnionej mapy, na której zaznaczono jedynie kontury.

e. Stwórz plan i harmonogram zadania na podstawie proceduralnego modelu rozwiązywania problemów, szczególnie wtedy, kiedy masz do czynienia ze złożonym problemem, który będzie wymagać wzmożonego wysiłku i wielu spotkań. Zarówno plan, jak i harmonogram mogą w razie potrzeby zostać zmodyfikowane, jednak najwięcej pożytku przyniesie grupie opracowanie planu, zanim zbytnio zagłębi się w szczegółową analizę problemu.

f. Dokonuj grupowego podsumowania problemu. Pozwoli ci to mieć pewność, że wszyscy członkowie grupy rozumieją go w ten sam sposób. W przypadku poważnego problemu podsumowanie takie może być sporządzane przez jednego z członków grupy w formie pisemnej i modyfikowane przez pozostałych do chwili aż wszyscy będą zadowoleni.