Skuteczne rozwiązywanie problemów w grupie

Szczegóły: Utworzono: 19 sierpnia 2008; Katherine Adams, Gloria J. Galanes

Strona 4 z 4

5. Realizacja wybranego rozwiązania

Końcowym krokiem w grupowym rozwiązywanie problemów jest wprowadzanie w życie rozwiązania. Wielokrotnie grupy przerywają dyskusje, kiedy tylko zdecydują się na jedno rozwiązanie, nie poświęcając czasu na zaplanowanie realizacji swoich decyzji. Mogą one uważać, że zakończyły omawianie kwestii, ale w rzeczywistości tak nie jest. Dobrzy liderzy dopilnowują, aby grupa szczegółowo opracowała realizację działania czyli:

Kto będzie wykonywał, jaki zakres, kiedy i w jaki sposób, aby decyzja została zrealizowana?
W jaki sposób sporządzimy i zaprezentujemy nasz raport?
W jaki sposób sformułujemy nasze wnioski na spotkanie członkowskie oraz kto zabierze głos, aby poprzeć te wnioski?
Co powinniśmy zrobić w celu monitorowania jak dobrze nasze rozwiązania się sprawdzają?

Niektóre plany realizacji rozwiązania są proste, ale inne charakteryzują się złożonością i szczegółowością, zwłaszcza kiedy rozwiązanie angażuje znaczne grono osób i wiąże się z wieloma przydziałami zadań. Metoda PERT jest procedurą skonstruowaną, aby pomóc członkom grupy śledzić realizację rozwiązania złożonego, jednakże jest ona również użyteczna przy wprowadzaniu w życie rozwiązań prostych.

Skrót PERT (Program Evaluation and Review Technique) można przetłumaczyć jako „Metoda Oceny i Analizy Działania Programu” i jest to zestaw konkretnych propozycji zaplanowania realizacji zadania, aby pomóc grupie obserwować na bieżąco kto, co i kiedy wykonuje. Metoda PERT pomaga w wykonaniu planu poprzez poproszenie osób odpowiedzialnych za jego realizację o przygotowanie schematu obrazującego terminy zakończenia wykonania różnych zadań oraz imiona osób czy grup za nie odpowiedzialnych.

Głównymi elementami metody PERT są:

Określenie końcowego etapu realizacji planu poprzez opisane sytuacji kiedy rozwiązanie osiągnie pożądany efekt.
Wypisanie wszystkich zdarzeń, które muszą wystąpić, aby ostateczne cele zostały zrealizowane.
Uporządkowanie etapów w chronologicznej kolejności.
Utworzenie diagramu sieciowego (grafu) procedury oraz wszystkich jej etapów.
Utworzenie listy wszystkich działań, materiałów i osób koniecznych przy realizacji każdego etapu.
Oszacowanie czasu koniecznego do wykonania każdego etapu, następnie zsumowanie wszystkich czasów, aby obliczyć całkowity czas potrzebny do realizacji planu.
Porównanie oszacowanego całkowitego czasu z terminami wyznaczonymi lub oczekiwaniami i naniesienie poprawek, jeśli są konieczne, poprzez wyznaczenie przybliżonej większej ilości czasu lub liczby osób niezbędnych do zakończenia każdego etapu.
Wyznaczenie członków grupy odpowiedzialnych za każdy etap (Siebold, 1988).

Mimo że grupy rzadko trzymają się ściśle modelu P-MOPS, to jeśli spróbujesz postępować według kolejności opisanych etapów, będziesz mieć gwarancję, że żadne ważne pytanie, kwestia czy etap nie zostaną przez ciebie przeoczone. Elastyczność procedury pozwoli ci na przystosowanie jej do specyfiki każdego problemu.

Literatura:

Bonito J.A. (2001) An Information-Processing Approach to Participation in Small Groups. Communication Research 28, s. 275-303; Cruz M.G., Boster F.J., Rodriguez J.L. (1997) The Impact of Group Size and Proportion of Shared Information on the Exchange and Integration of Information in Groups. Communication Research 27, s. 291-313
Mayer M.E., Sonoda K.T., Gudykunst W.B. (1997). The Effect of Time Pressures and Type of Information on Decision Quality. Southern Communication Journal 62, s. 280-292
Parnes S.J. (1961). Effects of Extended Effort in Creative Problem Solving. Journal of Educational Psychology 52, s. 117-122
Graham E.E., Papa M.J., McPherson M.B. (1997). An Applied Test of the Functional Communication Perspective of Small Group Decision Making, Southern Communication Journal 62
Bales R.F. (1950). Interaction Process Analysis. Reading, MA: Addison-Wesley; Fisher A., Ellis D. (1994). Small Group Decision Making Communication and the Group Process. New York: McGraw-Hill; Poole M.S. (1983). Decision Development in Small Groups II: A Study of Multiple Sequences in Decision Making. Communication Monographs 50
Fisher A., Ellis D. (1994) Small Group Decision Making Communication and the Group Process. New York: McGraw-Hill, s. 144-157
Siebold D.R. (1988). Making Meetings More Successful: Plans, Formats and Procedures for Group Problem Solving in Small Group Communication: A Reader. Cathcart R.S., Samovar L.A. (red.), Dubuque, IA: Wm. C.Brown, s.219-220

Artykuł opracowano na podstawie książki „Komunikacja w grupach”. Przygotowano i opublikowano za zgodą wydawcy.

Prof. Kathrine L. Adams jest szefem Wydziału Komunikacji w California State University. Jej zainteresowania naukowe koncentrują się wokół zagadnień związanych z teorią komunikacji i relacjami interpersonalnymi. Jest autorką kilku podręczników dotyczących kontaktów interpersonalnych i komunikacji w małych grupach. Współpracuje z czasopismami Western Journal of Communication oraz Women's Studies in Communication.

Prof. Gloria J. Galanes pracuje w Southwest Missouri State University. Specjalizuje się w komunikacji masowej.