Skuteczne rozwiązywanie problemów w grupie

Szczegóły

Utworzono: 19 sierpnia 2008

Katherine Adams, Gloria J. Galanes

4. Wybór najlepszego rozwiązania

Tak jak można wyróżnić przewidywalne etapy ogólnego procesu rozwoju grupy, podobnie można zaobserwować wyraźne fazy grupowego procesu podejmowania decyzji, które zostały zbadane i opisane przez wielu powszechnie szanowanych badaczy (Bales, 1950). Fisher zaobserwował, że wiele grup na początku przechodzi fazę orientacyjną, po której następuje faza konfliktu (grupa dyskutuje o różnych możliwościach). W końcu następuje faza wyłaniania się decyzji i wzmocnienia (Fisher & Ellis, 1994). Wyłanianie się decyzji może rozpocząć się już w trzecim etapie, kiedy członkowie grupy zwykle stopniowo zaczynają zgadzać się ze sobą i skupiać na jednym rozwiązaniu. Często prowadzący dyskusję może przyspieszyć taki proces mówiąc „Zdaje mi się, że zdecydowaliśmy się na rozwiązanie. Mam rację?”. Jeśli członkowie grupy przytakną lub skiną głowami, potwierdzenie można jeszcze uzyskać w drodze głosowania przez podniesienie ręki lub zadanie pytania „Czy wszyscy się zgadzają?” lub „Czy ktoś się nie zgadza?”.

Faza wzmocnienia odnosi się do momentu, w którym członkowie grupy gratulują sobie rozwiązania problemu i klepią się po plecach po „wykonaniu dobrej roboty”. Mogą pojawić się komentarze o treści „Trochę czasu nam to zajęło, ale naprawdę wymyśliliśmy wykonalne rozwiązanie”, „Sądzę, że świetnie poradziliśmy sobie z tym problemem” lub „Dobra robota, ludzie!”. Ta faza służy wyrażeniu i wzmocnieniu pozytywnych uczuć, które członkowie grupy żywią wobec siebie.

Jest wiele sposobów, na które grupa może podjąć decyzję, aczkolwiek niektóre z nich mogą przynieść gorsze rezultaty niż inne. W niektórych grupach lider cieszy się wielką władzą i podejmuje większość decyzji dotyczących grupy. Jakaś osoba może być postrzegana jako mająca największą wiedzę o zagadnieniu, które omawia grupa. W takim przypadku grupa może poprosić ją o podjęcie decyzji. W celu uniknięcia konfliktu grupa może wykorzystać metodę losową — rzut monetą lub kostką, ciągnięcie słomek. Podjęcie decyzji przez lidera lub inną wytypowaną osobę bez konsultacji z grupą jest odpowiednia do drobnych decyzji.

Metodę z konsultacjami należy stosować w sytuacjach, w których:

• lider nie ma wszystkich potrzebnych informacji,
• kiedy wiadomo że członkowie grupy zgodzą się na zaproponowane przez niego rozwiązanie,
• kiedy członkowie grupy nie mogą dojść do porozumienia, a jakąś decyzję trzeba podjąć.

Istnieje jeszcze metoda konsensusu. Konsensus jest to decyzja, która zdaniem wszystkich członków grupy jest najlepsza i akceptowalna. Ta metoda sprawdza się w przypadku podejmowania większości decyzji np. dotyczących zaleceń jak rozwiązać jakiś złożony problem, kiedy potrzebna jest aprobata całej grupy i gdy czas na to pozwala.

Metoda głosowania, w którym w imieniu grupy decyduje większość, przedstawia zaledwie proporcje liczbowe, a nie faktyczną wartość pomysłów. Większość może się mylić, a za najlepszym rozwiązaniem może obstawać tylko jeden członek grupy. Ponadto głosowanie może podzielić grupę, a część z jej członków może w ogóle nie chcieć oddać głosu lub głosowanie sabotować.

W podjęciu decyzji pomaga także technika ryzyka (RISK technique). Została ona opracowana, aby umożliwić organizacjom ocenę czy zaproponowane zmiany lub nowa strategia mogą negatywnie wpływać na osoby, których dotyczą. Kolejne kroki tej techniki są następujące:

• szczegółowe przedstawienie proponowanego rozwiązania; członkowie starają się rozpoznać potencjalne zagrożenia i problemy z nim związane,
• członkowie kolejno wymieniają zagrożenia, które są zapisywane na tablicy (bez oceniania),
• sporządza się listę zbiorczą zawierającą wszystkie zagrożenia i rozdaje członkom grupy,
• drugie spotkanie w celu omówienia listy zagrożeń; nie odrzuca się problemów uznanych za poważne,
• problemy, które nie zostały odrzucone, wkomponowywane są w harmonogram i traktowane jako część spisu problemów.

Po wybraniu odpowiedniego rozwiązania i sprawdzeniu grupa może stwierdzić za pomocą techniki ryzyka, że jest ono akceptowane przez wszystkie zainteresowane strony. Jednak w tym momencie proces rozwiązywania problemów się nie kończy — rozwiązanie trzeba wcielić w życie.