Tworzenie i rozwijanie efektywnych zespołów

Co to jest grupa?

Definicyjna charakterystyka grupy może wydawać się czymś oczywistym i nienastręczającym trudności. Mimo to, wśród specjalistów brak jest zgodności co do tego, jakie konkretnie kwalifikatory możemy uznać za statusowe dla grupy. Dla potrzeb firmy możemy jednakże przyjąć, że każdą grupę czy też zespół charakteryzują takie typowe elementy, jak: (1) wielkość, (2) role, (3) status, (4) relacje interpersonalne, spójność, (5) cele i zadania, (6) zmiany okresowe i (7) normy. Jest to raczej standardowa lista podawana przez większość autorów prac dotyczących dynamiki grupowej. Te też elementy rozważymy w kontekście budowania efektywnie działających zespołów.

1.Wielkość grupy

Ilu ludzi jest potrzebnych, aby stworzyć grupę? Biorąc pod uwagę podstawowe procesy przebiegające w grupie, czyli: komunikację, koordynację wysiłków w celu zrealizowania wspólnego zamierzenia czy wspólną pracę, należy przyjąć, że dwoje ludzi stanowi już grupę. Mimo to wiadome jest, że nie do wszystkich zadań potrzebna jest jednakowa ilość ludzi. Tworząc zespół zadaniowy trzeba bardzo głęboko przemyśleć, co dokładnie ma on realizować oraz ile osób będzie do tego potrzebne. Zbyt mały zespół może działać wolno (np. nadmierne obciążenie pracą). Zbyt duży może natomiast pracować chaotycznie (np. zła koordynacja działań).

2.Role

Rola to pojęcie zapożyczone z socjologii i psychologii. Opisuje ona zestaw oczekiwanych zachowań przedstawianych z dwóch poziomów. Pierwszy wiąże się z percepcją roli, czyli tym, jakie zachowania podmiot sam uznaje za właściwe z punktu widzenia tej roli. Drugi odnieść możemy do oczekiwań społecznych związanych z rolą, czyli tego, jakie wzory reagowania przypisało danej roli otoczenie.

Ważne jest tutaj, aby role w tworzonym przez nas zespole były:

• wzajemnie komplementarne – występujące w zespole role nie powinny się wykluczać, ale wzajemnie uzupełniać. Skuteczny zespół to bowiem taki, w którym wszyscy mają swoje miejsce i przydział zadań. Dobrze jest, jeśli każdy członek zespołu może być specjalistą w zakresie konkretnej umiejętności.
• klarowne – trzeba pamiętać, że rola dyżurnego czy kierownika nie jest przez wszystkich w ten sam sposób identyfikowana. Każdej z ról przypisuje się na ogół pewne stereotypowe i subiektywnie określane atrybuty i obowiązki. Jeśli chcesz, aby Twoja grupa działała sprawnie to zadbaj o to, aby wszyscy dokładnie znali swoje przywileje i obowiązki.
• dostosowane do możliwości – tutaj mały truizm: ludzie są różni, także jeśli chodzi o zdolność do przyjmowania określonych ról w zespole, zadbaj o to, aby ich predyspozycje osobowościowe oraz umiejętności zgodne były z wymaganiami określonej funkcji w grupie.

Jeśli mowa o rolach to kolejną ważną kwestią jest zwrócenie uwagi na to, aby rola osiągnięta była maksymalnie zbliżona do roli oczekiwanej. O co chodzi? Nad rolą osiągniętą mamy jako członkowie zespołu dość znaczny zakres kontroli. Wkładamy wysiłek w to, aby utrzymać związaną z nią pozycję. Rola osiągnięta związana jest z elementem wyboru i podejmowania decyzji. Rola przypisana sprowadza się natomiast do oczekiwanych przez nas ze strony innych zachowań. Otoczenie spodziewa się, że zareagujemy tak, a nie inaczej nie z racji tego, jak dotychczas postępowaliśmy, ale z racji tego, kim jesteśmy. Innymi słowy, optymalną sytuacją jest tutaj, gdy:

• wiemy, jak spostrzegana jest rola przez grupę;
• wiemy, jak spostrzegana jest rola przez człowieka, który ją pełni;
• wiemy, jak chciałby spostrzegać siebie w danej roli człowiek, który ją pełni.

Z pełnieniem roli w grupie wiążą się często dwa zasadnicze problemy. Warto, abyś umiał ich uniknąć i wiedział o możliwości ich pojawienia się:

I. Przeciążenie rolą – występuje, gdy spoczywa na nas zbyt wiele obowiązków i nie możemy sprostać wszystkim oczekiwaniom związanym z pełnionymi przez nas rolami. Rozwiązanie i profilaktyka: właściwe „zaprojektowanie” roli; odpowiedni dobór do roli; zmiana rozgrywającego; likwidacja roli w grupie.

II. Konflikt ról – pojawia się on w czterech przypadkach: a) gdy pełniona rola jest wewnętrznie niespójna (np. jako pracownik mam obowiązki, które się wykluczają: mam w pracy dużo papierkowej roboty, a jednocześnie mam odbyć dużo spotkań z kientami); b) gdy pojawia się konflikt zewnętrzny między różnymi rolami (np. gdy dwaj pracownicy wchodzą w swoje kompetencje i wzajemnie utrudniają sobie pracę); c) gdy pojawia się konflikt wewnętrzny między różnymi rolami (gdy dwie role, które pełnię są niemożliwe do pogodzenia, np. praca nie pozwala mi poświęcić wystarczającej ilości czasu rodzinie); Rozwiązywanie i profilaktyka: przeciwdziałanie powyższym; wypracowanie właściwej proporcji ról, rewizja istniejącego porządku w zespole połączona z ponownym przeanalizowaniem jego potrzeb.

III. Puste role – bywa, że część członków zespołu zostaje pominięta w przydziale obowiązków i praw i pozostaje niejako na uboczu funkcjonalnym. Zdarza się też, że przydzielone na początku role z biegiem czasu tracą rację bytu i stają się niepotrzebne. Pojawienie się obu tych sytuacji źle wpływa nie tylko na samopoczucie osób, których to bezpośredni dotyczy, ale i na ogólną atmosferę w grupie. Jeśli widzę, że ktoś nie pracuje, jeśli widzę, że ktoś pozostaje w cieniu to nie mam do niego zaufania a w konsekwencji deprecjonuję go i dodatkowo izoluję. Rozwiązywanie i profilaktyka: okresowa aktualizacja zapotrzebowania na dane funkcje; klarowanie ról; staranny podział ról w okresie tworzenia zespołu; ewaluacja ról.